Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een zakelijke relatie hebben. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van personen met wie wij een zakelijke relatie willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:
• Personen die een cursus of examen bij ons gaan volgen, op dit moment volgen of hebben gevolgd.
• Personen die een dienst bij ons gaan afnemen, momenteel afnemen of hebben afgenomen.
• Werkgevers, contactpersonen en vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten.
• Personen die interesse tonen in onze producten en diensten.
Let op: als jouw bedrijf (bijvoorbeeld jouw werkgever) of jouw ROC, jouw persoonsgegevens aan ons doorgeeft dan is jouw bedrijf of ROC verplicht je hierover te informeren. Jouw bedrijf of ROC kan dit privacybeleid aan jou overhandigen, zodat jij kan zien hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
Voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met jou / onze opdrachtgever(s)
Wij willen onze producten en diensten natuurlijk zo goed mogelijk aanbieden en daarvoor hebben we jouw persoonsgegevens nodig. Zo kunnen wij bijvoorbeeld:
• Contact met je opnemen, je vragen beantwoorden, je informeren en zo onze relatie onderhouden.
• Jouw gegevens correct in onze administratie plaatsen en eventuele wijzigingen verwerken.
• Je uitnodigen voor je cursus of examen, je aanwezigheid registreren, je studievoortgang bijhouden, je behaalde resultaat registreren, je examendossier archiveren en je certificaat versturen.
• Je toegang geven tot lesmateriaal en examens in onze online leer- en toetsomgeving.
Voor dit doeleinde verwerken we jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
Voor het verbeteren van onze producten en diensten
Door gegevens te combineren en te analyseren kunnen we onze producten en diensten steeds verder verbeteren. Als we deze analyses uitwerken in een (publieke) rapportage zullen we deze gegevens uiteraard anonimiseren. Voorbeelden van dergelijke analyses zijn:
• Het evalueren van cursussen en examens op basis van evaluatieformulieren, klachten, bezwaren en verbetervoorstellen.
• Het evalueren van examens op basis van behaalde resultaten.
• Het samenstellen van ons producten- en dienstenportfolio op basis van het aantal afgenomen producten en diensten.
Voor dit doeleinde verwerken we jouw persoonsgegevens (geanonimiseerd) op basis van de grondslag: noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang.
Voor promotie- en marketingdoeleinden
Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken voor promotie- en marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld door:
• Het (digitaal) versturen van nieuwsbrieven, brochures, whitepapers als je hier toestemming voor hebt gegeven.
• Het (digitaal) versturen van informatie over onze activiteiten, producten en diensten als je hier toestemming voor hebt gegeven.
• Het adviseren over producten en diensten die je nog niet hebt afgenomen.
Voor deze doeleinden verwerken we jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag: ondubbelzinnige toestemming is verleend door betrokkene en de grondslag: noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarvoor?
Wij verwerken de persoonsgegevens die we van jou, je werkgever of je ROC ontvangen.
Ongeacht welk product of dienst je bij ons afneemt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
• Naam deelnemer: voorletter(s), voornaam, tussenvoegsel, achternaam.
• Persoonsgegevens deelnemer: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, huidige functie.
• Contactgegevens deelnemer: e-mailadres, telefoonnummer.
• Deelnemernummer deelnemer: deelnemernummer.
• Gegevens bedrijf: naam van het bedrijf, postcode, huisnummer, straat, woonplaats, land, telefoonnummer, debiteurnummer, aansluitnummer O&O-fonds, bedrijfskenmerken (activiteit, branche, merkerkenning, keten lidmaatschap).
• Contactpersoon bedrijf: e-mailadres, voorletter(s), voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer.
• Financiën: e-mailadres voor facturering.
In geval van particuliere deelnemer: postcode, huisnummer, straat, woonplaats, land, debiteurnummer.
De verwerking van sommige persoonsgegevens is afhankelijk van welk product of dienst je bij ons afneemt.
Ik volg een cursus
Volg je een cursus, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Studievoortgang deelnemer: aanwezigheid aan de hand van getekende presentielijsten.
Ik volg een online training
Volg je een online training, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Inloggegevens deelnemer: inlognaam, wachtwoord.
• Studievoortgang deelnemer: voortgang.
Ik volg een praktijkdag
Volg je een praktijkdag, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Opleidingshistorie deelnemer: vooropleiding, ROC.
• Studievoortgang deelnemer: aanwezigheid aan de hand van getekende presentielijsten, voortgang.
Ik doe een toets
Doe je een toets, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Inloggegevens deelnemer: inlognaam, wachtwoord (alleen in geval van een online toets).
• Studievoortgang: aanwezigheid aan de hand van getekende presentielijsten, examenresultaat.
• ICT: IP-adres (alleen in geval van een online toets).
• Bijzondere persoonsgegevens: heb je een beroep gedaan op de dyslexieregeling voor toetsen die geheel of gedeeltelijk uit een theoretische component bestaan, dan verwerken wij ook een verklaring/rapport van een psycholoog of orthopedagoog welke je meestuurt bij je aanvraag.
Ik doe een Proeve van Bekwaamheid (PvB)
Doe je een Proeve van Bekwaamheid (PvB), dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Studievoortgang: aanwezigheid aan de hand van getekende presentielijsten, examenresultaat.
• Gegevens school: naam van het ROC, e-mailadres, locatie.
Ik doe een theorie-examen in het kader van mijn mbo-opleiding
Doe je een theorie-examen in het kader van je mbo-opleiding, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Studievoortgang deelnemer: opleiding, leerjaar, examenresultaat.
• Inloggegevens deelnemer: inlognaam, wachtwoord.
• Gegevens school: naam van het ROC, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, e-mailadres, inlognaam, wachtwoord van de toezichthouder.
• ICT: IP-adres.
• Overige gegevens: extra tijd i.v.m. dyslexie.
Ik doe een EVC-traject
Doe je een EVC-traject (erkenning verworven competenties), dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Persoonsgegevens deelnemer: geboorteland.
• Contactgegevens deelnemer: adres, postcode, woonplaats.
• Opleidingshistorie deelnemer: gevolgde opleidingen, trainingen, cursussen (inclusief behaalde certificaten en diploma’s), werkervaring, praktijkervaringen en overige ervaringen.
• Studievoortgang deelnemer: aanwezigheid aan de hand van getekende presentielijsten, verwerking van aangetoonde competenties in een ervaringscertificaat, registratie ervaringscertificaat in het register ervaringscertificaten.
• Overige gegevens: persoonlijke doelstellingen van de deelnemer om aan een EVC-traject deel te nemen, naam leidinggevende van de deelnemer.
Mijn bedrijf heeft InZicht
Heeft je bedrijf een abonnement op InZicht, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Opleidingshistorie deelnemer: gevolgde cursussen, behaalde certificaten.
• Inloggegevens aanvrager: inlognaam, wachtwoord. Het wachtwoord kan door de aanvrager aangepast worden.
Mijn bedrijf heeft een Mijn INNOVAM-account
Heeft je bedrijf een Mijn INNOVAM-account, dan verwerken wij ook de volgende persoonsgegevens:
• Opleidingshistorie bedrijf: op bedrijfsniveau is geregistreerd welke certificaten / cursussen zijn behaald, niet zijn behaald of zijn aangevraagd.
• Inloggegevens aanvrager: inlognaam en wachtwoord.
Ik heb contact met INNOVAM
Heb je contact gehad met ons of hebben wij contact gehad met jou, dan kan hiervan een notitie in ons systeem gemaakt zijn. Verder kunnen wij de correspondentie, zoals e-mails, tussen jou en ons terugzien. Op deze manier is iedereen op de hoogte en kunnen we je snel verder helpen.
Goed om te weten: wij nemen geen telefoongesprekken op.
Ik bezoek een INNOVAM-locatie
Bezoek je een INNOVAM-locatie, dan kunnen er cameraopnames gemaakt worden voor jouw en onze veiligheid. Deze camerabeelden vragen we enkel op als er incidenten zijn.
Ik heb een klacht, bezwaar of verbeteridee ingediend
Wil je een klacht, bezwaar of verbeteridee indienen, dan vragen wij om de volgende persoonsgegevens:
• Naam indiener: naam, tussenvoegsel, achternaam.
• Persoonsgegevens indiener: geslacht.
• Contactgegevens indiener: e-mailadres, telefoonnummer.
• Bedrijf indiener: naam van het bedrijf, vestigingsplaats.
Verder vragen wij uiteraard naar een omschrijving van je klacht, bezwaar of verbeteridee. Alle klachten, bezwaren en verbeterideeën registreren we in ons register.
Ik heb een evaluatieformulier ingevuld of feedback gegeven
Na afloop van een cursus, examen of EVC-traject kunnen we je vragen om een evaluatieformulier in te vullen. Afhankelijk van het type evaluatieformulier kan gevraagd worden naar de volgende persoonsgegevens: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, deelnemernummer, naam bedrijf, datum cursus of examen, locatie cursus of examen, welke cursus of examen het betrof, waar je bent opgeleid en uiteraard je mening over de cursus of het examen. Verder wordt het IP-adres van het apparaat waarmee je het evaluatieformulier invult geregistreerd.
Daarnaast staat het je vrij om een berichtje achter te laten op onze sociale media kanalen.
Deze informatie gebruiken wij voor het kunnen verbeteren van onze producten en dienstverlening.
Ik bezoek een van de websites of sociale media kanalen
Bezoek je één van onze websites of sociale media kanalen, dan worden cookies (kleine tekstbestandjes) geplaatst op het apparaat waarmee je onze websites of sociale media kanalen bezoekt. Deze cookies worden gebruikt om jou de beste ervaring te geven op onze websites en sociale media kanalen, voor webstatistieken en advertentiecampagnes.
Ik bezoek een evenement
Bezoek je een evenement dat (mede) georganiseerd is door ons, dan kunnen daar foto’s en/of video-opnames gemaakt worden voor promotionele doeleinden. Wil je niet in beeld komen, geef dit dat vooraf aan bij de fotograaf en/of cameraman.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Heb je een product of dienst bij ons afgenomen, dan bewaren we je persoonsgegevens in principe voor onbepaalde tijd. Zo kan je altijd behaalde certificaten en gevolgde cursussen weer opvragen, mocht je deze kwijt zijn. Daarnaast zijn wij, net als andere organisaties, gehouden aan wettelijke bewaartermijnen, bijvoorbeeld voor betalingsgegevens en subsidieadministraties.
Beveiliging van je persoonsgegevens
Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens adequaat worden beveiligd, zodat jouw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging. INNOVAM aanvaardt geen aansprakelijkheid voor onrechtmatige ontvreemding van persoonsgegevens door derden.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Voor het kunnen uitvoeren van onze producten en diensten is het soms nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met anderen, bijvoorbeeld met:
• Personen of organisaties die voor ons een cursus of examen verzorgen. Dit kunnen medewerkers van INNOVAM zijn, maar ook personen of organisaties die wij hiervoor inhuren.
• Leveranciers van onze ICT-systemen, zoals de leer- en toetsomgeving, InZicht en Mijn INNOVAM.
• Onze opdrachtgevers. In veel gevallen verzorgen we jouw cursus of examen in opdracht van je werkgever of je ROC. In dat geval is je werkgever of ROC onze opdrachtgever.
• Het register EVC in geval je een EVC-traject hebt gevolgd.
• Het O&O-fonds.
• Accrediterende organisaties.
• Accountant.
• Agentschap Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
• Incassobureaus in geval onze opdrachtgever na meerdere betalingsherinneringen nog niet betaald heeft.
Ik wil mijn gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je gegevens zijn van jou en daarom heb je een flink aantal rechten. Wil je jouw gegevens inzien, (laten) aanpassen of (laten) verwijderen, dan kan je hiervoor, met redelijke tussenpozen, een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar klantcontact@Innovam.nl. Binnen vier weken ontvang je een reactie op jouw verzoek.
Let wel, indien je verzoekt om al jouw persoonsgegevens te verwijderen kan het mogelijk zijn dat wij de persoonsgegevens dienen te bewaren (voor de wet) of dat er andere dringende redenen zijn waarom wij de persoonsgegevens niet mogen verwijderen. Daarnaast doe je, door een verzoek tot verwijderen van je persoonsgegevens, afstand van je recht op dataportabiliteit.
Wijzigingen
Dit privacybeleid kan zonder voorafgaande kennisgeving worden aangepast bij wijzigingen binnen ons bedrijfsvoering. We raden je dan ook aan om dit beleid regelmatig te raadplegen.
Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 19 januari 2023.